2.Фінансовий та управлінський облік: як все організувати
Літератури по управлінському обліку на ринку більше, ніж достатньо. Традиційною повагою на ринку підручників користуються книги Рея Гаррісона [2], Коліна Друри [3], Чарльза Хорнгрена [4]. Частині фінансових директорів вдається запровадити управлінський облік на власних компаніях користуючись виключно навчальними виданнями. Правда, для цього крім знання фінансів, розуміння концепції та архітектури сучасних інформаційних систем потрібна ще достатньо багата уява та неабияка креативність, вміння створювати технічні завдання, комунікації в межах робочих груп, навики візуальних комунікацій та багато інших компетенцій.
Тому, інформація про те, як організувати архітектуру інформаційної системи для фінансового та управлінського обліку користується неабиякою популярністю, як в періодичних виданнях так і в виступах фінансових директорів на конференціях.
Найпростішу, ідеальну схему інформаційної системи, яка забезпечує управлінський облік можна зобразити в вигляді простого малюнку (рис.1)
Рисунок 1. Схема організації інформаційної системи для забезпечення управлінського обліку (стандартний варіант)
В такому випадку передбачається, що бізнес функціонує на базі однієї юридичної особи і вся інформація щодо операцій фірми міститься єдиній базі даних. Операції фірми відображаються на базі єдиного плану рахунків, подвійними проводками, як це передбачено фундаментальною обліковою моделлю. Для відображення інформації обирається базовий стандарт бухгалтерського обліку та розробляється відповідна облікова політика. Використовується стандартний загально-прийнятий план рахунків з детальною аналітикою там, де це потрібно. Звітність формується за допомогою сформованих запитів та виборок і наперед розробленого каталогу стандартних звітів.
Таким чином формується фінансова звітність у відповідності до прийнятого компанією базового стандарту фінансового (бухгалтерського) обліку (стандарт 1). При потребі, наприклад на вимогу іноземного інвестора, компанія також може формувати звітність і в альтернативному стандарті фінансового обліку (стандарт 2). Важливо, щоб облікові політики даних стандартів були належним чином гармонізовані. Крім того, за допомогою виборок, в даній системі може бути згенерована і податкова звітність.
Для того, щоб дана система могла забезпечувати і потреби управлінського обліку, потрібно в значній мірі доопрацювати план стандартних бухгалтерських рахунків, які використовуються компанією. План повинен забезпечувати і стандартні потреби фінансового та податкового обліку і представляти інформацію в управлінському обліку, належним чином мінімізуючи ймовірність неправильного прийняття рішень. Організація інформаційного забезпечення обліку операцій компанії вищезазначеним методом дозволяє організувати інтеграцію фінансового, податкового та управлінського обліку ефективно в межах єдиного плану рахунків, обійтися меншою кількістю та вартістю обслуговуючих її працівників. В цій системі передбачено єдине місце зберігання всієї облікової інформації та єдиний її ввід.
Традиційно, пропозиція організувати систему у вказаному вище варіанті, зустрічає заперечення управлінців компанії, як фінансистів, так і не фінансистів, по причинах викладених у попередньому розділі. Дійсно, в прокрустове ложе такої системи тяжко вмістити цілу морську ескадру наявних в бізнесі окремих юридичних осіб та приватних підприємців з різними специфічними функціями. Тим більше, якщо де-факто вони є пов’язаними особами, а де-юра всіма силами стараються довести свою незалежність з іншими. Крім того, як вже раніше зазначалося, ризики для бізнесу, викликані середовищем його функціонування в цьому випадку ніяк не захеджовані.
Врахувати вітчизняну специфіку наведену вище допомагає більш складна схема (рис.2).
Рисунок 2 Схема організації інформаційної системи для забезпечення управлінського обліку (альтернативний варіант)
В цьому випадку бізнес являє собою сукупність юридичних осіб та/або фізичних осіб підприємців, позначених на схемі Компанія А … Компанія N. Кожен з елементів такої сукупності має свою незалежну трансакційну систему (наприклад, на базі 1С Бухгалтерія, чи іншого програмного продукту) для обслуговування потреб, перш за все, податкового обліку (податкових декларацій, обов’язкових документів первинної звітності), а також для генерування стандартної фінансової звітності даної особи (наприклад, її балансу, звіту про фінансові результати, тощо). Початкові дані для кожного елементу вводяться окремо, план рахунків стандартний або з поглибленою аналітикою на основі стандартного плану рахунків. Далі дані накопичені цією сукупністю передаються (реплікуються, конвертуються, а в деяких особливо «працьовитих» бізнесах 😊, навіть переносяться в напів-ручному режимі ) в іншу, незв’язану з попередніми трансакційну систему. В ній дані консолідуються, та додатково обробляються. Може також відбуватися додаткове внесення чи коригування даних . Про техніку, технологію та напрацьований досвід цього процесу фінансові директори та бухгалтери в Україні можуть написати не просто цілу окрему статтю, а цілу фундаментальну працю. Про техніку, технологію та напрацьований досвід цього процесу фінансові директори та бухгалтери в Україні можуть написати не просто цілу окрему статтю, а цілу фундаментальну працю. Сам базовий програмний продукт для реалізації даної бази даних може також бути різним: від простих електронних таблиць чи СУБД до тої ж самої 1С Бухгалтерії, чи взагалі чогось складнішого. Бажано все ж, щоб трансакційна система бізнесу була також організована у вигляді реляційної бази даних за принципами фундаментальної облікової моделі з використанням подвійного запису. Дуже бажано мати для неї облікову політику гармонізовану з обліковими політиками юридичних осіб. Далі, як і в попередній схемі, бажано щоб план рахунків був достатньо сильно аналітично деталізований у відповідності до потреб управлінського обліку даного бізнесу. Останнє досягти буває досить тяжко, особливо, якщо така аналітика не велась у юридичних та фізичних осіб, дані яких використовуємо для консолідації. Тому бажано, почати вести всі цю аналітику ще раніше, на етапі ведення інформації в базах окремих юридичних осіб, дані котрих консолідуються. Коли я пишу слово «бажано», то маю на увазі як все організувати з метою максимальної ефективності та продуктивності даних процесів. Не буду приховувати, досить немало бізнесів, замість на початку все організувати правильно компенсують це підвищеним рівнем ручних робіт на етапі обробки інформації для управлінського обліку.
Сама технологія інтеграції фінансового та управлінського обліку в єдину систему також може бути різноманітною. Інтеграцію можна зробити:
-
-
- за допомогою розширених аналітичних субрахунків в системі фінансового обліку. При цьому утворюється інтегрований план рахунків. Це якраз метод сумісний зі схемою поданою вище.
- за допомогою паралельних проводок в системі фінансового та управлінського обліку. При цьому утворюються два паралельних плани рахунків, окремо для фінансового обліку, а окремо для управлінського. В періодичних бізнес публікаціях віддається багато належного точності даного методу, от тільки ресурсо-місткість цього методу також висока, а це впливає на поширеність цього методу
- за допомогою дзеркальних облікових регістрів. Цікавий метод в котрому роблять не подвійні, а насправді «потрійні» проводки з використанням так званих дзеркальних рахунків, котрі слугують буфером для накопичення даних для їх наступного перенесення в управлінський облік. Цей метод також досить екзотичний, тому, подумайте добре, перш ніж давати прочитати цю статтю своєму бухгалтеру 😊.
-
Про організаційні аспекти та архітектуру управлінського обліку можна говорити ще багато, але оскільки в кожної компанії є специфіка такої організації, то всі можливі комбінації та варіанти перелічити неможливо.